Allgemeines zur Aktenlagerung – Erfassung – Vernichtung

Für die Verwaltung der Datensätze bei der Aktenarchivierung unserer Kunden wird beim Aktenhotel eine eigene Lagersoftware, auf Basis von Excel, genutzt. Diese ermöglicht eine schnelle und zeitsparende Aktensuche und die genaue Dokumentation von Aktenbewegungen. Gleichzeitig ist eine sofortige Mailanfrage zur Aktenanforderung, durch ihre bevollmächtigten Mitarbeiter, gewährleistet. Zusammengefasst verwaltet die Software ein komplettes Aktenleben, beginnend bei der Erfassung und endend mit der Vernichtung.

Diese Unterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden:

• Ein- und Ausgangsrechnungen
• Gehaltslisten
• Bankbelege
• Bewirtungsbelege
• Fahrtenbücher
• Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz)
• Grundbuchauszüge
• Buchungsbelege
• Steuererklärungen

Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für Unterlagen wie:

• Bürgschaften
• Lieferscheine
• Bestellungen
• Geschäftsbrief
• Darlehensunterlagen
• Kassenzettel
• Geschenknachweise
• Preislisten
• Einfuhr- und Exportunterlagen
• Allgemeiner Schriftwechsel